Quipu este o companie de consultanță în IT și dezvoltare software, care oferă soluții complete pentru bănci și instituții financiare, de la plăți electronice la sisteme software.

Quipu este deținută în proporție de 100% de ProCredit Holding, compania mamă a unui grup de bănci specializate în furnizarea de servicii financiare pentru IMM-uri.
Cu sediul în Frankfurt, Germania, Quipu operează în prezent în 8 birouri regionale din întreaga lume, care permit companiei să abordeze prompt nevoile unei baze globale de clienți. Cu peste 35 de ani de experiență în dezvoltarea aplicațiilor software, a instrumentelor și a altor servicii care să asigure suport tehnic optim instituțiilor financiare, Quipu combină expertiza globală cu cunoașterea cerințelor locale. Astfel, Quipu joacă un rol cheie în demersul clienților săi de a fi competitivi și eficienți și de a răspunde cu succes cerințelor în schimbare ale industriei, piețelor și autorităților de reglementare.

Situatia initiala

Înainte de implementarea Microsoft Dynamics AX, compania utiliza sistemul DATEV pentru raportare şi alocare pe centre de cost. Soluţia era folosită din 2009 pentru partea de contabilitate şi salarizare.

În momentul în care s-a iniţiat proiectul de Cost Accounting, la începutul anului 2012, Quipu a ales să extindă funcţionalităţile către această arie, prin implementarea modulelor din DATEV.

Raportarea datelor financiare de către birourile regionale Quipu se făcea lunar, în Excel, iar documentele erau trimise prin e-mail. Echipa de Finance & Controlling verifica rapoartele, urmând o avizare de la departamentul Contabilitate, pentru ca, la final, să fie importate în sistem.

Cerinţele tot mai extinse pentru realizarea rapoartelor interne au depăşit treptat funcţionalităţile sistemului folosit.

Rapoartele generate din sistem aveau nevoie de modificări semnificative realizate manual pentru a putea fi livrate conform cerinţelor. De asemenea, devenise dificilă compararea rezultatelor financiare lunare realizate cu cele bugetate, fiind nevoie de un efort intens din partea echipei pentru finalizarea lor. Dorinţa a fost ca timpul şi efortul alocat de echipă să fie dedicate unor activităţi mai importante și eficientizării procesului lunar de Cost Accounting şi Reporting. Un alt criteriu care a contribuit la implementarea Microsoft Dynamics a fost o limitare a software-ului utilizat iniţial și anume indisponibilitatea în limba engleză, ceea ce nu corespunde profilului internaţional al companiei.

Recomandare

  • Experienţa COSMO CONSULT în implementarea Microsoft Dynamics AX a fost vizibilă, reacţiile la orice tip de solicitare au fost foarte rapide, răspunsurile oferite fiind competente şi bine structurate.

Solutia

Pornind de la dorinţa de eficientizare a proceselor menţionate mai sus, a apărut şi ideea de migrare a cât mai multor procese interne către o nouă soluţie integrată, cu scopul de a folosi un sistem unic pentru toate ariile. Astfel, s-a ajuns la concluzia că Microsoft Dynamics AX va putea răspunde cerinţelor de business ale companiei. În faza a doua a proiectului au fost incluse în scopul proiectului şi ariile de Procurement şi Travel Expenses Management.

„Colaborarea cu COSMO CONSULT a început datorită recomandării primite de la Microsoft Romania. Profesionalismul echipei COSMO CONSULT, demonstrat încă de la întâlnirile incipiente de prezentare a soluţiei Microsoft Dynamics AX, ne-au ajutat să alegem partenerul de implementare. Împreună cu echipa de implementare, am ajuns la un plan de proiect ideal pentru compania noastră. Procesul de implementare agreat cu COSMO CONSULT a fost rapid şi bine structurat, încă de la început. Fazele proiectului şi timeline-ul au fost respectate în proporţie de 95%, deviaţiile fiind în principal generate de necesităţi identificate ulterior, dar şi de functionalităţi şi cerinţe noi, solicitate de echipa Quipu în timpul desfăşurării proiectului”, a declarat Diana Enescu-Pana, Head of Finance & Controlling. Procesul de implementare a soluţiei s-a concentrat pe partea de Cost Accounting şi Raportare, evidenţa contabilă realizându-se în continuare în vechiul sistem (determinat de cerinţe de raportare directă către autorităţile germane). Integrarea celor două sisteme s-a realizat în condiţii optime. Schimbarea soluţiei folosite de către Quipu a fost acceptată de angajaţi, mai ales prin prisma renunţării la unele procese care cereau implicarea factorului uman. Datorită sesiunilor de training impactul a fost minim, implementarea Microsoft Dyanamics AX realizându-se cu suportul echipelor din ambele companii.

Beneficii

Beneficiile în activitate nu au întârziat să apară. Principalele avantaje ale implementării modulului de Financial Management sunt legate de transparenţa rapoartelor birourilor regionale şi posibilitatea de a genera situaţii financiare personalizate nevoilor companiei. Transparenţa cheltuielilor de transport alocate pe centre de cost şi pe proiecte, eficientizarea procesului deplasărilor angajatilor şi managementul costurilor sunt beneficiile directe ale folosirii modulului Travel Management. Partea de Budgeting s-a îmbunătăţit prin posibilitatea consultării rapide a bugetului original, facilitarea revizuirilor bugetului iniţial şi controlul asupra aprobării bugetului.

La nivel de companie, departamentele care au beneficiat cel mai mult de avantajele implementării Microsoft Dynamics AX sunt Finance & Controlling, Administrativ, Contabilitate. La nivel de management, atuul principal a constat în vizualizarea datelor financiare ale companiei într-un mod transparent şi bine structurat, în timp real, în orice moment.

„COSMO CONSULT este pentru noi un partener de încredere, flexibil, cu o echipă profesionistă, dornică să ajute Quipu să obţină maximul din soluţia ERP aleasă. A fost o colaborare uşoară, în ciuda complexităţii proiectului. Relaţia cu echipa COSMO CONSULT s-a desfăşurat ireproşabil de la începutul proiectului până la lansarea soluţiei şi continuă cu suportul acordat ori de câte ori acesta este solicitat. Este modul în care trebuie să aibă loc o colaborare la un astfel de nivel şi pentru proiecte de asemenea anvergură”, a concluzionat Diana Enescu-Pana, Head of Finance & Controlling.